Die Post nutzt neuerdings ein KI-Tool, um die Planung der Aussendungen zu verbessern und die Vorschriften je nach Tarif zu überprüfen. Was das für die NPO-Szene bedeutet, ist in diesem kurzen Erfahrungsbericht aus den ersten Wochen zusammengefasst.
Sechs Schritte bis zum Versand der Spendenbriefe
Wenn alles glatt läuft, sind es die folgenden Schritte:
1. Portal öffnen
2. Post-Produkt auswählen
3. Sendungsmuster hochladen
4. Versanddokumente werden per E-Mail zugesendet
5. Sendung wird geprüft – mit verbindlicher Rückmeldung
6. Auslieferung
Mit diesen Schritten kündigen Sie Ihre Sendung bei der Post an. Für die Bearbeitung dieses Aviso hat die Post drei Werktage Zeit. Für Auflagen von mehr als 50.000 Stück, bzw. für nicht maschinenfähige Sendungen über 10.000 Stück sind es fünf Tage. Wenn alles automatisch funktioniert, geht es schnell. Und wenn nicht …?
Unsere Erfahrungen
Dateigröße:
Alle Bestandteile einer Aussendung müssen hochgeladen werden. Die Dateigröße darf dabei 8MB nicht übersteigen. Daher müssen alle – speziell hochaufgelöste oder umfangreiche – Teile entsprechend formatiert werden.
Vorbereitung:
Es ist einiges zu tun! Nicht nur alle Bestandteile, auch alle Kombinationen der Bestandteile sind hochzuladen. Pro Aussendungs-Zusammenstellung muss es also jeweils einen Datei sein.
Rückmeldung:
Es kann natürlich passieren, dass die KI der Post nicht genau entscheiden kann, ob alle Auflagen erfüllt sind. Daher gibt es ein Post-Team im Hintergrund, das diese Entscheidungen im Zweifelsfall trifft. Bekommt man ein negatives Feedback der KI, ist daraus in der Regel der Grund für die Ablehnung noch nicht ersichtlich. Man weiß nur, dass „es nicht passt“. Danach beginnt der Prozess von vorne – und damit auch sämtliche zeitlichen Einschränkungen und Fristen.
Achtung:
Hier sehen wir noch Herausforderungen: Bei Notfall-Mailings könnte es zu empfindlichen Verzögerungen kommen. Oder wenn Teile von Dritten beigestellt werden, fehlt meist die passende Datei dazu. Beispielsweise, wenn Ihnen jemand Grußkarten zur Verfügung stellt, die Sie dann dem Mailing beilegen wollen. Und es bleibt ein gewisses Zittern, ob wirklich alles positiv bewertet wird. Wenn nur ein Teil nicht korrekt ist, kann das die gesamte Aussendung verzögern.
Das Gute daran
Mit viel Akribie und einigen Nachfragen hat es geklappt: Bisher läuft alles gut! Mit unserem neu installierten Prozess ist es nur in Ausnahmefällen zu einem negativen Bescheid gekommen. Neue Systeme brauchen aber immer viel Aufmerksamkeit und Wartung. Besonders am Beginn.
Daher bleiben wir dran – und gehen sogar noch einen Schritt weiter: Wir haben für die Post auch eine Vereinbarung ausgearbeitet, die die Rechte der NPOs schützen. Damit auch diese Fragen aus der Sicht der Organisation beantwortet sind: Was wird vom KI-Tool alles eingelesen, erfasst und geprüft? Und wie lange gespeichert? Wenn schon, dann richtig!
